La gestion de la comptabilité en entreprise est souvent perçue comme une contrainte. Qu’elle soit gérée en interne ou par une société externe à l’entreprise, elle constitue une base pour la prise de décision. Bien tenue, elle permet d’optimiser et de comprendre la répartition des recettes et dépenses d’une société. Pour améliorer la gestion de la comptabilité, voici quelques astuces.
L’importance d’améliorer la gestion de la comptabilité en entreprise
Améliorer et optimiser le processus de gestion de la comptabilité contribuent à renforcer la gestion générale d’une entreprise. En effet, la comptabilité établie les comptes d’une société par le regroupement des transactions et mouvements. Elle indique l’état de santé d’une société et permet de mieux prévoir les aléas du marché, les effets de saisonnalités et l’impact des différentes difficultés (hausse des prix des matières premières…).
Tenir la comptabilité à jour est obligatoire : les entreprises sont sommées de présenter des comptes à jour (en cas de contrôle fiscal par exemple). Mais la simple tenue de compte n’est pas utile pour une entreprise si elle n’est pas exploitée.
Comment améliorer la gestion des données collectées ?
Au-delà du résultat obtenu par les comptes, il s’agit de les exploiter de façon à avoir une lecture différente. L’idée est d’améliorer la compréhension et son utilisation pour en faire un support de décision. Cela est applicable dès le lancement d’une entreprise.
Comprendre les dépenses traitées par la comptabilité
Les entreprises, pour être rentables, doivent conserver un niveau de chiffre d’affaires (les recettes hors taxes) plus élevé que le total des dépenses. Cela paraît logique, mais certains acteurs ont du mal à situer l’ensemble des dépenses. Pour les définir et les regrouper, il s’agit de les identifier en présentant les 2 types de dépense :
- Les dépenses fixes (ou charges fixes) : ils représentent l’ensemble des dépenses qui ne varient pas en fonction de l’activité d’une structure (les loyers, les abonnements mensuels, les frais de personnel…) ;
- Les dépenses variables (ou charges variables) : ils varient en fonction du volume de l’activité d’une société (les frais de matière premières, les frais de consommation d’énergie, les frais de transports…).
Comprendre la différence entre le chiffre d’affaires et le résultat
Après avoir identifié les charges et les dépenses, il est essentiel de comprendre quel est la différence entre le chiffre d’affaires et le résultat. Ces deux termes sont souvent confondus alors qu’ils ne donnent pas la même indication.
En effet, le chiffre d’affaires concerne l’ensemble des recettes générées par la vente des produits ou services d’une société. Le résultat comptable est calculé en fonction du chiffre d’affaires en lui imputant l’ensemble des charges et dépenses de l’entreprise sur une période comptable donnée.
La GED et la dématérialisation des factures pour la gestion de comptabilité
La transformation numérique a permis la création de logiciel de comptabilité. Cela remplace les longues feuilles de calcul générées via Excel, souvent moins exploitables. La Gestion Electronique des Document (GED) et la dématérialisation sont des solutions sous forme de logiciel permettant de simplifier la gestion comptable.
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels comptables qui peuvent s’adapter à tout type de structures et de secteur (même pour les micro-entreprises). Ils permettent de supprimer ou de minimiser la production de documents papiers dans un premier temps.
Dans un second temps, c’est un gain de temps non-négligeable, car la dématérialisation regroupe l’ensemble des documents (factures, devis, acompte, …) nécessaires à la gestion comptable. C’est une aide à la prise de décisions grâce au suivi en temps réel du chiffre d’affaires et des dépenses. Une possibilité de piloter son entreprise dans de bonnes conditions avec une meilleure visibilité.
