Chaque jour, les façons de travailler évoluent. Outre le retour de l’open-space, on constate que certaines entreprises adoptent le « desk sharing ». Voici une mise à jour sur ce mode d’organisation qui gagne du terrain, et tous nos conseils pour une mise en œuvre réussie.
Le concept de « desk sharing »
En français « partage de bureau », la définition du desk sharing est dans son nom. Comme la plupart des concepts de bureau de la nouvelle vague, l’idée est de sortir les employés de leurs « silos » et de les encourager à se regrouper de manière homogène.
La motivation derrière le desk sharing est une meilleure utilisation de l’espace et une réduction des coûts pour l’entreprise. Pour les employés, il s’agit d’éliminer l’idée ridicule et répétitive de faire la même chose chaque jour. Le partage des bureaux offre la flexibilité dont les deux parties ont besoin pour mieux fonctionner, tout en favorisant une culture positive et saine sur le lieu de travail.
Avantages et inconvénients du desk sharing
La frontière entre un partage efficace des bureaux et une perturbation totale du lieu de travail est mince. En effet, les avantages desk sharing l’emportent de loin sur les inconvénients. Mettons les choses en perspective.
Avantages
- Gain d’espace et réduction des coûts d’utilisation de l’espace
- Crée de nouvelles possibilités de collaboration entre collègues
- Améliore la culture du lieu de travail et le bien-être des employés
- Aide à attirer et à retenir les talents
- Favorise une main-d’œuvre flexible (à distance, à temps partiel, contractuelle)
- Incite les employés à être plus propres et plus soignés
- Crée l’égalité
Inconvénients
- Manque d’espace personnel et privé pour les employés
- Davantage d’interruptions de travail
- Crée des défis pour l’infrastructure informatique et de soutien
- Les employés mettent plus de temps à s’installer et à travailler
Gérés correctement, les inconvénients sont facilement minimisés, gérés ou éliminés. Il y a une énorme motivation à utiliser le desk sharing.
Comment faire fonctionner le desk sharing ?
Faire fonctionner des bureaux partagés n’est pas un exploit surhumain, il suffit de prêter attention aux détails. Voici quelques conseils pour une bonne transition vers les bureaux partagés.
Organisation
Déterminez le nombre de bureaux partagés dont vous aurez besoin, puis prévoyez le budget nécessaire. Tenez compte du nombre d’employés, de leurs horaires de travail et d’autres variables qui influent sur l’occupation des bureaux.
Créez une variété de types de bureaux et d’emplacements, ainsi que des espaces de travail supplémentaires en dehors des bureaux partagés. Les employés ne doivent pas se sentir enfermés par le manque d’espace. Proposez des options pour améliorer les taux d’utilisation.
Changement progressif
Le fait d’aménager l’ensemble de votre bureau en une semaine ne permettra pas aux employés de faire la transition ou de s’adapter. Définissez un certain nombre de bureaux à convertir sur une période donnée et penchez-vous sur la transition. C’est moins brusque et cela donne aux employés le temps de se familiariser.
Délégation
Déléguer les pouvoirs à un chef de bureau ou à un responsable des installations. La création d’une autorité centrale pour les litiges et les questions permet aux employés d’avoir le dernier mot sur les incertitudes qui peuvent survenir.
Retour des employés
Créez un entonnoir pour le retour d’information sur l’aménagement des bureaux partagés. Qu’est-ce que les employés aiment ou n’aiment pas ? Qu’est-ce qui ne répond pas à leurs besoins ou à leurs attentes ? Comment l’arrangement pourrait-il être amélioré ?
Répondez activement aux préoccupations des employés au-delà de l’écoute. Ciblez les points douloureux avec des solutions innovantes et présentez-les aux employés. Une supervision responsable peut faciliter le changement.
